Financieel beheer

Bij financieel vastgoedbeheer neemt een beheerder de geldzaken rond uw verhuurde panden over. Denk aan het innen van huur, het opvolgen van achterstanden, rapportages en de jaarlijkse afrekening van servicekosten. Dit is vooral handig voor particuliere verhuurders, beleggers en eigenaren van bedrijfspanden die minder tijd willen kwijt zijn aan administratie of meer overzicht willen.

Wat kost financieel beheer van vastgoed?

Beheerders rekenen vaak een vaste vergoeding per verhuureenheid of een vergoeding die meebeweegt met de huuropbrengst. Hoe hoog die is, hangt vooral af van de omvang van uw portefeuille en hoeveel werk u uit handen geeft.

• Het aantal woningen, kamers of bedrijfsruimtes dat in beheer gaat
• Welke onderdelen u afneemt: alleen huurincasso of ook debiteurenbeheer, budgetbeheer en afrekeningen
• Of er servicekosten zijn die elk jaar per huurder moeten worden afgerekend
• Hoe vaak u een rapportage wilt en hoe uitgebreid die moet zijn
• De staat van de huidige administratie bij overdracht, zoals ontbrekende huurcontracten of achterstanden
• Extra werk bij wanbetaling, zoals overleg met een incassobureau of deurwaarder

Waar let u op bij het kiezen van een beheerder?

• Vraag hoe huurgelden worden ontvangen en bewaard. Een aparte rekening voor uw huurgelden geeft meer zekerheid dan geld dat op de rekening van de beheerder blijft staan.
• Laat vastleggen hoe de beheerder omgaat met betalingsachterstanden: na hoeveel dagen een herinnering volgt en wanneer u wordt ingelicht.
• Vraag een voorbeeld van een maandrapportage. Dan ziet u vooraf of u er de cijfers in vindt die u nodig heeft.
• Controleer of de beheerder ervaring heeft met uw soort vastgoed. Woningverhuur, kamerverhuur en bedrijfsruimte hebben elk eigen regels en afspraken.
• Let op de opzegtermijn en wat er bij beëindiging gebeurt met de administratie en de dossiers.

Zo verloopt het uitbesteden van financieel beheer

1. U plaatst een gratis en vrijblijvende aanvraag en beschrijft uw panden, het aantal huurders en welke taken u wilt uitbesteden.
2. Beheerders vragen eventueel extra gegevens op, zoals huurcontracten, huurprijzen en een overzicht van servicekosten.
3. U vergelijkt de offertes op taken, rapportage, werkwijze bij achterstanden en vergoeding.
4. U tekent een beheerovereenkomst waarin taken, bevoegdheden en termijnen staan.
5. De administratie wordt overgedragen en huurders krijgen bericht over het nieuwe rekeningnummer of aanspreekpunt.
6. De beheerder int de huur, volgt achterstanden op, stuurt u rapportages en maakt elk jaar de afrekeningen.

Wat blijft uw eigen taak als verhuurder?

Ook als u het financieel beheer uitbesteedt, blijft u eigenaar en eindverantwoordelijke. U beslist zelf over grote uitgaven, huurverhogingen en of een zaak naar een deurwaarder gaat, tenzij u de beheerder daar vooraf toestemming voor geeft. Uw eigen belastingaangifte valt meestal niet onder het beheer, al leveren de rapportages wel de cijfers die u daarvoor nodig heeft. Spreek daarom duidelijk af tot welk bedrag de beheerder zelf mag beslissen. Technisch beheer, zoals onderhoud en reparaties, is vaak een aparte dienst.