Alle diensten
Subsidiebeheer
Categorie: Zakelijk & Advies. Vergelijk offertes van vakmensen bij u in de buurt.
Subsidie beheren
Ook mogelijk binnen subsidiebeheer
Na de toekenning van een subsidie begint het echte werk. U moet uitgaven bijhouden, rapporteren en aan het einde verantwoorden wat u met het geld hebt gedaan. Een subsidieadviseur kan dit beheer voor uw bedrijf of organisatie overnemen of begeleiden, zodat u voorkomt dat u subsidie moet terugbetalen.
Wat kost subsidiebeheer?
De kosten hangen vooral af van de omvang van de subsidie en hoeveel werk de verantwoording vraagt. Sommige adviesbureaus werken met een vast bedrag per traject, andere rekenen per uur of met een vergoeding die afhangt van het resultaat.
- Het soort subsidie en de eisen van de subsidieverstrekker aan administratie en rapportage
- De looptijd van het project en het aantal tussentijdse rapportages
- Of er een urenadministratie per medewerker nodig is
- Of een accountantsverklaring of controleverklaring bij de eindafrekening hoort
- De staat van uw huidige administratie: is alles al op orde of moet er veel worden uitgezocht
- Of u ook hulp wilt bij een evaluatie of een volgende aanvraag
Waar let u op bij het kiezen van een adviseur?
- Vraag of de adviseur ervaring heeft met precies uw regeling, bijvoorbeeld een regeling van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, de provincie of uw gemeente.
- Spreek af wie verantwoordelijk is voor deadlines. De subsidieontvanger blijft zelf aansprakelijk richting de verstrekker.
- Laat in de offerte staan welke taken wel en niet zijn inbegrepen, zoals rapportages, wijzigingsverzoeken en de vaststellingsaanvraag.
- Let bij een vergoeding op basis van resultaat goed op wat er gebeurt als de subsidie later lager wordt vastgesteld.
- Vraag hoe de adviseur omgaat met uw vertrouwelijke bedrijfsgegevens en financiële stukken.
Hoe verloopt subsidiebeheer?
- U beschrijft in uw aanvraag welke subsidie u hebt ontvangen en waar u hulp bij zoekt.
- De adviseur leest de beschikking en de voorwaarden door en zet alle verplichtingen en deadlines op een rij.
- Samen richt u de subsidieadministratie in, met een aparte vastlegging van kosten, facturen en gewerkte uren.
- Tijdens het project verzorgt of controleert de adviseur de voortgangsrapportages en meldt hij wijzigingen op tijd bij de verstrekker.
- Aan het einde stelt de adviseur de eindverantwoording op en vraagt hij de vaststelling van de subsidie aan.
- Desgewenst volgt een evaluatie: wat ging goed en wat kunt u bij een volgende subsidie beter doen?
Wat u zelf blijft regelen
Ook met een adviseur blijft u zelf de ontvanger van de subsidie. U moet de adviseur dus op tijd alle facturen, bankafschriften en urenstaten aanleveren. Wijkt uw project af van het plan, meld dit dan direct bij uw adviseur. Veel regelingen vragen dat u wijzigingen vooraf meldt. Bewaar alle stukken ook na de vaststelling, want een subsidieverstrekker kan later nog controleren.
Veelgestelde vragen
Wanneer heb ik hulp bij subsidiebeheer nodig?
Vooral bij grotere subsidies, projecten met meerdere partners of regelingen met strenge eisen aan de urenadministratie. Ook als u weinig tijd of ervaring hebt met verantwoording, kan een adviseur helpen. Zo verkleint u de kans dat kosten worden afgekeurd.
Wat gebeurt er als mijn verantwoording niet klopt?
De subsidieverstrekker kan de subsidie dan lager vaststellen. U moet dan een deel van het voorschot terugbetalen. In ernstige gevallen kan de hele subsidie vervallen.
Hoe lang duurt een subsidietraject?
Dat hangt af van de looptijd van uw project en de regeling. Het beheer loopt meestal van de toekenning tot de vaststelling. Dat kan een paar maanden zijn, maar ook meerdere jaren.
Kan een adviseur ook alleen de controle doen?
Ja, dat kan vaak. U houdt dan zelf de administratie bij en de adviseur controleert die voordat u rapporteert of de eindafrekening indient. Vraag in de offerte naar deze mogelijkheid.
← Alle specialisaties in Subsidieadvies · Naar start · Offerte aanvragen