Systeemintegratie

Bij systeemintegratie laat een ICT-consultant uw software met elkaar praten. Denk aan een webshop die orders doorstuurt naar de boekhouding, of een planningssysteem dat klantgegevens uit het CRM haalt. Dit is handig als u nu gegevens dubbel invoert, lijsten handmatig overzet of fouten ziet doordat systemen niet gelijk lopen.

Wat kost systeemintegratie?

Er is geen vaste prijs, want elke koppeling is anders. De prijs hangt vooral af van hoeveel systemen u wilt koppelen en hoe goed die systemen daarvoor geschikt zijn.

• Het aantal systemen en koppelingen, en of gegevens één kant op gaan of twee kanten op.
• Of de systemen een goed gedocumenteerde API hebben, of dat er een maatwerkoplossing nodig is.
• Werken met een oud (legacy) systeem zonder moderne aansluiting, waarbij gegevens bijvoorbeeld via bestanden of de database worden uitgewisseld.
• De keuze voor directe koppelingen of een middleware-laag die alle gegevensstromen centraal regelt.
• De hoeveelheid en kwaliteit van de gegevens: oude data opschonen en omzetten kost extra tijd.
• Afspraken over beheer na oplevering, zoals monitoring, foutmeldingen en updates als een leverancier zijn API wijzigt.

Waar let u op bij het kiezen van een specialist?

• Vraag of de consultant ervaring heeft met de soorten systemen die u gebruikt, en vraag om een voorbeeld van een vergelijkbare koppeling.
• Laat vastleggen wie eigenaar is van de code en de documentatie. Zo bent u niet afhankelijk van één persoon.
• Vraag hoe fouten worden opgevangen. Wat gebeurt er als een systeem even niet bereikbaar is? Gaan er dan gegevens verloren?
• Let op beveiliging en privacy. Worden persoonsgegevens uitgewisseld, vraag dan na welke afspraken nodig zijn, zoals een verwerkersovereenkomst.
• Vergelijk offertes op inhoud, niet alleen op prijs: staan testen, documentatie en nazorg er ook in?

Hoe verloopt een integratieproject?

1. U beschrijft welke systemen u gebruikt en welk probleem u wilt oplossen, bijvoorbeeld dubbel invoerwerk of verschillen in voorraad.
2. De consultant brengt de systemen en gegevensstromen in kaart. Hij kijkt welke gegevens waar vandaan komen en welk systeem leidend is.
3. U kiest samen een aanpak: directe API-koppelingen, middleware of een tussenoplossing voor een legacy systeem.
4. De koppeling wordt gebouwd en eerst getest in een testomgeving, met echte voorbeelden uit uw praktijk.
5. Na goedkeuring gaat de koppeling live. Vaak eerst met een beperkte groep gebruikers of gegevens.
6. U krijgt documentatie en maakt afspraken over beheer, monitoring en aanpassingen in de toekomst.

Wat kunt u zelf voorbereiden?

Een goede voorbereiding maakt de offertes beter te vergelijken. Maak een lijst van alle systemen, met versie en leverancier, en noteer of u een abonnement of eigen installatie heeft. Vraag bij uw leveranciers na of er een API beschikbaar is en of daar kosten of voorwaarden aan zitten. Beschrijf ook welke gegevens moeten worden uitgewisseld en hoe vaak: direct, elk uur of één keer per dag. Wijs intern één contactpersoon aan die de processen kent en kan meedenken bij het testen.