Vergaderzalen

Een vergaderzaal in een hotel huurt u voor een overleg, training, presentatie of congres buiten uw eigen kantoor. Hotels bieden vaak meerdere zaalvormen aan, van een kleine boardroom tot een auditorium. Daarbij kunt u eten, drinken, techniek en eventueel overnachtingen in één keer regelen.

Wat kost een vergaderzaal in een hotel?

Er is geen vaste prijs. Hotels rekenen per zaal, per dagdeel of met een vergaderarrangement per persoon, en de keuzes hieronder bepalen het eindbedrag.

• Het aantal deelnemers en de grootte van de zaal: een boardroom voor een klein team kost minder dan een congreszaal of auditorium.
• De duur: een ochtend, een middag, een hele dag of meerdere dagen achter elkaar.
• Losse zaalhuur of een vergaderarrangement met koffie, thee, lunch en water inbegrepen.
• Exclusieve afhuur: als u een hele vleugel of het hele hotel wilt, zonder andere gasten.
• Audiovisuele apparatuur, zoals beamer, scherm, geluid, microfoons of een vergadersysteem met tolkenposten.
• Extra's zoals overnachtingen, diner, parkeren en het moment in het jaar of de week.

Waar let u op bij het kiezen van een vergaderzaal?

• Vraag naar de zaalopstelling, zoals carré, U-vorm, theater of schoolopstelling. Het aantal plaatsen verschilt sterk per opstelling.
• Check wat er precies in een vergaderarrangement zit. Het ene hotel rekent techniek, wifi of extra koffierondes apart.
• Vraag of daglicht, verduistering en goede ventilatie aanwezig zijn, zeker bij een hele dag vergaderen.
• Lees de annuleringsvoorwaarden en de regels voor het wijzigen van het aantal deelnemers.
• Kijk naar bereikbaarheid met auto en openbaar vervoer, en of er voldoende parkeerplaatsen zijn.

Zo verloopt het huren van een vergaderzaal

1. U bepaalt datum, tijden, aantal deelnemers en het soort bijeenkomst.
2. U plaatst een gratis en vrijblijvende aanvraag met uw wensen voor zaal, opstelling, catering en techniek.
3. U ontvangt offertes en vergelijkt wat per arrangement is inbegrepen.
4. U bezoekt eventueel de locatie om de zaal en de techniek te bekijken.
5. U bevestigt de reservering en geeft enkele dagen vooraf het definitieve aantal deelnemers en dieetwensen door.
6. Op de dag zelf test u samen met het hotel de apparatuur voordat de deelnemers binnenkomen.

Welke zaal past bij uw bijeenkomst?

Voor een overleg met een klein team of directie is een boardroom met één grote tafel vaak genoeg. Wilt u met een groep van zo'n vijftig personen vergaderen, dan heeft u een middelgrote zaal nodig met goed geluid en een groot scherm. Voor een congres of lezing met veel publiek kiest u een congreszaal of auditorium, soms met een vergadersysteem zodat iedereen via een microfoon kan spreken. Werkt u liever alleen of met een paar collega's, dan bieden sommige hotels ook losse werkplekken of kleine werkruimtes aan per dag.