Documentenvervoer

Een fietskoerier voor documenten brengt papieren stukken persoonlijk van deur tot deur. Denk aan getekende contracten, aktes voor de notaris of medische dossiers. Dit is handig als een stuk dezelfde dag moet aankomen, als het origineel nodig is of als u het niet aan de gewone post wilt toevertrouwen.

Wat kost een documentkoerier per fiets?

Er is geen vaste prijs voor documentenvervoer. De koerier rekent meestal per rit, en de prijs hangt af van afstand, haast en de eisen die u stelt aan de overdracht.

• De afstand tussen ophaal- en afleveradres en of de rit binnen het werkgebied van de koerier valt
• Hoe snel het moet: direct, binnen een paar uur of op een vast tijdstip
• Of de koerier moet wachten, bijvoorbeeld op een handtekening, of een retourrit maakt
• Extra eisen bij de overdracht, zoals afgifte alleen aan een bepaalde persoon of controle van een legitimatiebewijs
• Ritten buiten kantooruren, in het weekend of op feestdagen
• Eenmalige ritten of vaste ritten volgens een afgesproken schema

Waar let u op bij het kiezen van een documentkoerier?

• Vraag hoe de koerier het stuk afgeeft. Bij vertrouwelijke papieren wilt u dat het alleen aan de juiste persoon wordt overhandigd, met een handtekening als bewijs.
• Vraag of u een bewijs van aflevering krijgt, met tijdstip en naam van de ontvanger. Dat is belangrijk bij aktes en contracten met een deadline.
• Kijk hoe de documenten worden vervoerd. Een afsluitbare, waterdichte tas of envelop beschermt tegen regen en kreuken.
• Gaat het om medische of andere persoonsgegevens? Vraag dan na hoe de koerier omgaat met privacy en of hij een verwerkersovereenkomst kan tekenen.
• Vraag wat er gebeurt als de ontvanger niet aanwezig is: wacht de koerier, komt hij terug of neemt hij het stuk weer mee?

Zo verloopt het vervoer van uw documenten

1. U plaatst een aanvraag met het ophaaladres, het afleveradres, het gewenste tijdstip en het soort documenten.
2. U ontvangt offertes en vergelijkt prijs, levertijd en de manier van overdracht.
3. U maakt afspraken over wie het stuk mag ontvangen en of er een handtekening of wachttijd nodig is.
4. De koerier haalt de documenten op, controleert de envelop en vertrekt direct of op het afgesproken moment.
5. De koerier levert af bij de juiste persoon en u krijgt een bewijs van aflevering.

Wat u zelf regelt voordat de koerier komt

Stop de documenten in een dichte envelop en zet er duidelijk de naam van de ontvanger op. Zet bij vertrouwelijke stukken niet op de envelop wat erin zit. Laat de ontvanger, bijvoorbeeld het notariskantoor of de praktijk, weten dat er een koerier komt en hoe laat. Zorg ook dat iemand bij de receptie of de deur het stuk kan aannemen. Maak bij belangrijke originelen vooraf een kopie of scan voor uw eigen administratie.