Catering arrangementen

Een catering arrangement is een vast pakket van eten en drinken voor uw evenement. Denk aan een lunch bij een bedrijfsbijeenkomst, een buffet op een jubileum of een borrel na een congres. De cateraar stelt het menu samen, regelt de dranken en houdt rekening met dieetwensen van uw gasten.

Wat kost een catering arrangement?

De prijs wordt meestal per persoon berekend, maar hangt sterk af van uw keuzes. Deze factoren bepalen vooral wat u betaalt:

• Het aantal gasten en hoe lang het evenement duurt
• Het soort eten: broodjeslunch, warm of koud buffet, walking dinner of uitgeserveerd diner
• Het drankenarrangement: alleen koffie en fris, of ook bier, wijn en sterke drank
• Hoeveel bediening er nodig is, zoals koks, buffetpersoneel en barmedewerkers
• Huur van materiaal, zoals servies, glaswerk, buffettafels, warmhoudapparatuur en statafels
• De locatie: is er een keuken, stroom en water, en hoe ver moet de cateraar rijden

Waar let u op bij het vergelijken van catering offertes?

• Kijk wat er precies in het arrangement zit. Zijn opbouw, afbouw, afwas en afvoer van afval inbegrepen?
• Vraag hoe het drankenarrangement wordt afgerekend: een vast bedrag voor een aantal uren of op basis van wat er echt gedronken is.
• Controleer hoe de cateraar omgaat met allergieën en dieetwensen, zoals vegetarisch, veganistisch, glutenvrij of halal.
• Let op het definitieve aantal gasten: vraag tot wanneer u dit nog kunt aanpassen en wat er gebeurt als er minder mensen komen.
• Vraag of de cateraar de locatie kent of vooraf komt kijken. Zo weet u zeker dat het buffet en de bar praktisch neergezet kunnen worden.

Van aanvraag tot uitvoering

1. U beschrijft uw evenement: datum, locatie, aantal gasten, tijdsduur en het soort eten en drinken dat u zoekt.
2. U ontvangt een offerte met een voorstel voor het menu en het drankenarrangement.
3. U inventariseert de dieetwensen van uw gasten en geeft deze door aan de cateraar.
4. U spreekt de details af: tijden voor opbouw en serveren, inzet van personeel en het definitieve aantal gasten.
5. Op de dag zelf bouwt de cateraar op, verzorgt het buffet en de dranken en ruimt na afloop op.
6. Achteraf volgt de eindafrekening, bijvoorbeeld op basis van het werkelijke drankverbruik.

Bedrijfscatering: wat regelt u zelf?

Bij een bedrijfsevenement is het handig als één persoon het aanspreekpunt is voor de cateraar. Die persoon verzamelt de aanmeldingen en dieetwensen van collega's en geeft wijzigingen op tijd door. Spreek ook af wie de rekening ontvangt en welke gegevens op de factuur moeten staan. Schenkt u alcohol op een locatie zonder horecavergunning, vraag dan bij uw gemeente na of u een ontheffing nodig hebt. Vaak kan de cateraar u hierbij adviseren.