Print Management

Bij print management besteedt u het hele drukwerkproces uit aan één partij. Die regelt de inkoop bij drukkerijen, controleert de kwaliteit en zorgt voor opslag en levering. Dit is handig voor bedrijven en organisaties die vaak en veel verschillend drukwerk bestellen, zoals folders, briefpapier, verpakkingen of beursmateriaal, op meerdere locaties.

Wat kost print management?

De prijs hangt af van hoeveel drukwerk u bestelt en hoeveel werk de print manager voor u overneemt. Vraag altijd na of de kosten per opdracht, per maand of als opslag op de drukprijs worden berekend.

• Het volume en de soorten drukwerk per jaar, bijvoorbeeld visitekaartjes tegenover grote oplagen magazines
• Of u alleen de inkoop uitbesteedt of ook kwaliteitscontrole, opslag en distributie
• Het aantal afleveradressen en hoe vaak er geleverd moet worden
• Papiersoort, afwerking en oplage van het drukwerk zelf
• Of er een online bestelomgeving met vaste sjablonen voor uw huisstijl nodig is
• Hoe snel drukwerk klaar moet zijn, zoals spoedorders voor beurzen of acties

Waar let u op bij het kiezen van een print manager?

• Vraag of de print manager onafhankelijk drukkerijen kiest of vooral met één eigen drukkerij werkt.
• Laat vastleggen hoe de kwaliteit wordt gecontroleerd, bijvoorbeeld met proefdrukken en kleurchecks op uw huisstijlkleuren.
• Vraag om inzicht in de kosten per order, zodat u ziet wat u aan drukwerk en wat u aan beheer betaalt.
• Controleer wat er gebeurt bij fouten of te late levering en wie dan de kosten draagt.
• Vraag naar de mogelijkheden voor duurzaam papier en het beperken van restvoorraad.

Zo verloopt print management

1. U brengt in kaart welk drukwerk u nu bestelt, bij wie en hoe vaak.
2. De print manager bekijkt uw wensen en doet een voorstel voor inkoop, opslag en levering.
3. Samen legt u vast welke producten, papiersoorten en huisstijlregels standaard zijn.
4. Per opdracht vraagt de print manager prijzen op bij geschikte drukkerijen en kiest de beste match.
5. Er volgt een proef of kwaliteitscontrole voordat de hele oplage wordt gedrukt.
6. Het drukwerk wordt opgeslagen of direct geleverd op de juiste adressen, met een overzicht achteraf.

Wat regelt u zelf en wat besteedt u uit?

U blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud van uw drukwerk, zoals teksten, foto's en de goedkeuring van proeven. Zorg voor drukklare bestanden of spreek af dat de print manager ook de opmaak controleert. De print manager neemt het zoeken naar drukkerijen, het vergelijken van prijzen, de planning en de levering van u over. Spreek vooraf duidelijk af wie een proef goedkeurt, zodat er geen vertraging ontstaat. Zo houdt u grip op uw huisstijl en hoeft u niet zelf alle leveranciers te beheren.